Vorsorgevollmacht ohne Notar: Das müssen Sie wissen

Vorsorgevollmacht ohne Notar: Das Wichtigste im Überblick

Das spricht für eine notariell beglaubigte Vorsorgevollmacht

Eine notarielle Beurkundung ist ein rechtlicher Akt, bei dem ein Notar ein Dokument erstellt, prüft und beglaubigt. Dabei wird sichergestellt, dass das Dokument alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die darin enthaltenen Erklärungen rechtsverbindlich und vollstreckbar sind. Im Kontext einer Vorsorgevollmacht bedeutet dies, dass ein Notar die Vollmacht aufsetzt, den Willen des Vollmachtgebers genau dokumentiert und sicherstellt, dass der Vollmachtgeber die Tragweite seiner Entscheidung vollständig versteht.

Der Notar übernimmt bei der Erstellung einer Vorsorgevollmacht mehrere wichtige Funktionen:

1. Rechtliche Beratung und Aufklärung: Der Notar klärt den Vollmachtgeber umfassend über die rechtlichen Folgen und Möglichkeiten einer Vorsorgevollmacht auf. Er informiert über die unterschiedlichen Handlungsbereiche, die durch die Vollmacht abgedeckt werden können, wie Gesundheitsfürsorge, Vermögensverwaltung oder persönliche Angelegenheiten.

2. Formulierung der Vollmacht: Der Notar hilft dabei, die Vorsorgevollmacht präzise zu formulieren. Dies ist wichtig, um spätere Missverständnisse oder rechtliche Unklarheiten zu vermeiden. Der Notar stellt sicher, dass die Vollmacht den Willen des Vollmachtgebers genau widerspiegelt und alle erforderlichen rechtlichen Formulierungen enthält.

3. Identitätsprüfung und Willensfeststellung: Ein zentraler Bestandteil der notariellen Beurkundung ist die Prüfung der Identität des Vollmachtgebers. Der Notar stellt sicher, dass die Person, die die Vollmacht erteilt, tatsächlich diejenige ist, die sie zu sein vorgibt. Zudem vergewissert sich der Notar, dass der Vollmachtgeber im Vollbesitz seiner geistigen Kräfte ist und die Tragweite seiner Entscheidung versteht.

4. Beweiskraft und Beweissicherung: Eine notariell beurkundete Vorsorgevollmacht hat eine hohe Beweiskraft vor Gericht und bei Behörden. Der Notar archiviert das Originaldokument und stellt beglaubigte Kopien aus. Im Falle eines Rechtsstreits kann so jederzeit der Inhalt der Vollmacht und die Tatsache ihrer Beurkundung nachgewiesen werden.

5. Rechtsgültigkeit und Akzeptanz: Eine Vorsorgevollmacht, die durch einen Notar beurkundet wurde, wird in der Regel von allen Behörden, Banken und anderen Institutionen anerkannt. Dies erhöht die Rechtsgültigkeit und Durchsetzbarkeit der Vollmacht erheblich. Besonders bei sensiblen oder komplexen Vollmachten kann die notarielle Beurkundung daher von großem Vorteil sein.

6. Unterstützung bei der Aktualisierung: Ein Notar kann auch bei der späteren Aktualisierung oder Anpassung der Vorsorgevollmacht behilflich sein. Dies ist wichtig, da sich persönliche Verhältnisse oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern können. Der Notar stellt sicher, dass auch die aktualisierte Vollmacht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die Kosten einer notariellen Vorsorgevollmacht

Die Erstellung einer Vorsorgevollmacht durch einen Notar bietet viele Vorteile. Diese Vorteile sind jedoch mit Kosten verbunden, die nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) berechnet werden. Die Kosten einer notariellen Vorsorgevollmacht können variieren und sind von mehreren Faktoren abhängig.

1. Grundgebühren: Die Grundgebühren für die notarielle Beurkundung einer Vorsorgevollmacht richten sich nach dem Geschäftswert, also dem Vermögenswert, über den der Bevollmächtigte durch die Vollmacht verfügen kann. Maximal darf die Hälfte Ihres Vermögens als Geschäftswert angesetzt werden (§ 98 Abs. 3 S. 2 GNotKG). 

2. Beratungskosten: Neben den Grundgebühren fallen häufig auch Beratungskosten an. Der Notar klärt den Vollmachtgeber über die rechtlichen Folgen und die inhaltlichen Gestaltungsmöglichkeiten der Vorsorgevollmacht auf. Diese Beratungskosten sind in der Regel in den Grundgebühren enthalten, können jedoch bei besonders umfangreicher oder komplexer Beratung zusätzlich berechnet werden.

3. Entwurfsgebühren: Die Erstellung des Entwurfs einer Vorsorgevollmacht kann ebenfalls Kosten verursachen. Diese Entwurfsgebühren richten sich ebenfalls nach dem Geschäftswert und betragen in der Regel etwa die Hälfte der Beurkundungsgebühren. Ein einfacher Entwurf kann beispielsweise mit etwa 30 Euro zu Buche schlagen, während ein komplexer Entwurf entsprechend teurer sein kann.

4. Beglaubigungskosten: Zusätzlich zur Beurkundung selbst können Beglaubigungskosten anfallen, wenn beglaubigte Abschriften der Vorsorgevollmacht benötigt werden. Diese Kosten sind ebenfalls im GNotKG geregelt und betragen etwa 1 Euro pro Seite der beglaubigten Abschrift oder 10 Euro pro Dokument. 

5. Zusatzkosten für besondere Leistungen: Besondere Leistungen, wie die Beglaubigung von Unterschriften oder die Durchführung von Hausbesuchen, können zusätzliche Kosten verursachen. Die Kosten für einen Hausbesuch des Notars sind im GNotKG geregelt und betragen eine festgelegte Pauschale, die je nach Entfernung zum Notar variieren kann. Außerdem entstehen Kosten für die Registrierung der Vollmacht im Zentralen Vorsorgeregister. 

6. Schreibauslagen: Für die Schreibauslagen (Dokumentenpauschale) gilt als Faustregel 0,15 Euro pro Seite. Mehr als 3 Euro sollten die Auslagen nicht betragen. Außerdem können die Kosten für Post- und Telekommunikationsaufwendungen pauschal erhoben werden. 

7. Mehrwertsteuer: Auf alle notariellen Gebühren und Auslagen wird die gesetzliche Mehrwertsteuer in Höhe von derzeit 19 Prozent erhoben. Dies sollte bei der Kalkulation der Gesamtkosten berücksichtigt werden.

Die Kosten für eine notarielle Vorsorgevollmacht können je nach Geschäftswert und zusätzlichen Leistungen variieren. Es ist ratsam, sich im Vorfeld über die möglichen Gebühren zu informieren und diese in die persönliche Finanzplanung einzubeziehen. Einige Rechtsschutzversicherungen übernehmen übrigens die Kosten für das Erstellen der Vorsorgevollmacht. 

Was kostet eine Vollmacht ohne Notar?  

Wer die Kosten für einen Notar nicht aufbringen will oder kann, der findet bei optimal vorsorgen im SAFEboard einen Generator für eine Vorsorgevollmacht, die damit ganz nach den eigenen Wünschen zusammengestellt wird. Die Vorsorgevollmacht selbst können Sie kostenlos erstellen – Sie müssen sich lediglich bei uns registrieren, um den Service nutzen zu können. Die Unterstützung bei der Erstellung übernimmt unser Tool, indem es genau abfragt, was Sie in Ihrer ganz individuellen Vorsorgevollmacht geregelt haben möchten.

Wir bieten rund um Ihre Vorsorgevollmacht aber noch weitere Leistungen im Rahmen unserer SAFE-Mitgliedschaft in den Tarifen SAFEplus und SAFEpremium an. So lassen wir die Vorsorgevollmacht kostenlos beglaubigen, wir hinterlegen die Original-Vorsorgevollmacht ebenso wie die digitale Kopie bei uns und geben sie im Notfall an den Bevollmächtigten heraus. Und wir lassen die Vorsorgevollmacht im Zentralen Vorsorgeregister registrieren und tragen die Kosten dafür. Der besondere Bonus bei uns: Mit dem Notfallplan erhalten Sie einen Erste-Hilfe-Ratgeber für den Notfall, der Ihrer Familie und allen nahestehenden Menschen genau sagt, was zu tun ist, wenn Sie einmal in einer Notlage sind.

Wie erstellen Sie eine Vorsorgevollmacht ohne Notar? 

Mit Ihrem Vorsorge-Netzwerk von optimal vorsorgen erstellen Sie Ihre ganz individuelle Vorsorgevollmacht mit ein paar Mausklicks im SAFEboard. Registrieren Sie sich dafür bei uns auf der Plattform – in allen Mitgliedschaften bekommen Sie dann Zugriff auf den Generator, der Sie beim Erstellen Ihrer Vorsorgevollmacht an die Hand nimmt. Im folgenden Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Vorsorgevollmacht erstellen.

Vorsorgevollmacht selbst erstellen: So geht´s

Vorsorgevollmacht ohne Notar: Akzeptiert oder nicht? 

Eine Vorsorgevollmacht ist ein wichtiges Dokument, das sicherstellt, dass eine vertrauenswürdige Person im Falle der eigenen Handlungsunfähigkeit Entscheidungen treffen kann. Doch wie sieht es mit der Gültigkeit und Akzeptanz einer nicht notariellen Vorsorgevollmacht aus? 

Im Kern gilt: Eine nicht notarielle Vorsorgevollmacht ist grundsätzlich rechtlich gültig, solange sie die formalen Anforderungen erfüllt. Dazu gehört, dass die Vollmacht schriftlich verfasst und eigenhändig unterschrieben ist. Es ist wichtig, dass die Vollmacht klar und präzise formuliert ist und alle relevanten Bereiche abdeckt, in denen der Bevollmächtigte handeln soll, wie Gesundheitsfürsorge, Vermögensverwaltung und persönliche Angelegenheiten.

Damit eine nicht notarielle Vorsorgevollmacht ihre Gültigkeit entfalten kann, sollte sie folgende Punkte enthalten:

1. Vollmachtgeber und Bevollmächtigter: Klare Angabe der Personalien des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten.
2. Umfang der Vollmacht: Detaillierte Beschreibung der Bereiche und Handlungen, die der Bevollmächtigte übernehmen darf.
3. Unterschrift: Eigenhändige Unterschrift des Vollmachtgebers, idealerweise mit Datum.

Obwohl eine notarielle Beurkundung nicht zwingend erforderlich ist, bieten wir unseren Mitgliedern in den Tarifen SAFEplus und SAFEpremium an, die Vorsorgevollmacht kostenlos beglaubigen zu lassen. Eine beglaubigte Unterschrift beweist die Echtheit des Dokuments und stärkt die Beweiskraft.

Um die Akzeptanz einer nicht notariellen Vorsorgevollmacht zu erhöhen, können folgende Maßnahmen hilfreich sein:

1. Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Vollmacht regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Wünschen und gesetzlichen Anforderungen entspricht.
2. Vorsorgeregister: Wir bieten unseren Mitgliedern in den Tarifen SAFEplus und SAFEpremium an, die Vollmacht im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eintragen zu lassen. Dies erleichtert die Auffindbarkeit und erhöht die Akzeptanz bei Behörden und Institutionen.

Zusätzliche Dokumente: Ergänzen Sie die Vorsorgevollmacht durch weitere Dokumente wie eine Patientenverfügung oder eine Betreuungsverfügung, um Ihre Wünsche klar und umfassend darzulegen.

Die Risiken und Fallstricke einer Vorsorgevollmacht ohne Notar 

Die Erstellung einer Vorsorgevollmacht ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass im Falle der eigenen Handlungsunfähigkeit eine vertrauenswürdige Person die notwendigen Entscheidungen treffen kann. Eine Vorsorgevollmacht kann zwar auch ohne notarielle Beurkundung erstellt werden, doch sind damit gewisse Risiken und Fallstricke verbunden, die beachtet werden sollten.

1. Formale Mängel: Eine der größten Risiken bei der selbst erstellten Vorsorgevollmacht sind formale Fehler. Diese können dazu führen, dass die Vollmacht im Ernstfall nicht anerkannt wird. Es ist wichtig, dass die Vollmacht schriftlich verfasst und eigenhändig unterschrieben ist. Fehlende oder fehlerhafte Angaben können die Gültigkeit der Vollmacht infrage stellen.

Vorsorgevollmacht ohne Notar: Wie aufbewahren? 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Vorsorgevollmacht, die ohne Notar erstellt wurde, sicher aufzubewahren, sodass sie im Notfall schnell gefunden wird. 

Hinterlegung im SAFEboard

Wenn Sie eine Vorsorgevollmacht ohne Notar erstellt haben, bietet die digitale Aufbewahrung einer Vorsorgevollmacht im SAFEboard von optimal vorsorgen eine moderne und sichere Möglichkeit, das Dokument jederzeit abrufbar zu halten. Durch die digitale Hinterlegung ist sichergestellt, dass die Vollmacht im Ernstfall sofort verfügbar ist, ohne dass physische Dokumente gesucht oder transportiert werden müssen. Das SAFEboard ermöglicht es, die Vorsorgevollmacht und weitere wichtige Notfalldokumente, wie beispielsweise eine Patientenverfügung oder eine Betreuungsverfügung, an einem zentralen und geschützten Ort zu speichern.

Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Aufbewahrung liegt in der jederzeitigen Verfügbarkeit der Dokumente. Wenn Sie Ihren Vertrauenspersonen den Notfallplan zugesendet haben.  können sie die hinterlegten Unterlagen von jedem Ort aus abrufen. Dies ist besonders in Situationen vorteilhaft, in denen schnell gehandelt werden muss und ein physisches Dokument nicht unmittelbar zugänglich ist. Zudem bietet das SAFEboard die Möglichkeit, Notfalldokumente wie die Vorsorgevollmacht bei einer Mitgliedschaft im Original zu hinterlegen. Dadurch wird eine reibungslose Nutzung der Vorsorgevollmacht im Original gewährleistet, ohne dass Verzögerungen durch fehlende Dokumente oder unklare Aufbewahrungsorte entstehen.

Zuhause: Sichere und zugängliche Aufbewahrung

Wer eine Vorsorgevollmacht ohne Notar erstellt, der kommt meist auf die naheliegende Möglichkeit, die Vorsorgevollmacht in den eigenen vier Wänden aufzubewahren, um das Dokument jederzeit griffbereit zu haben. Dabei sollte die Vollmacht an einem sicheren, aber leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden. Ein feuerfester Safe oder eine verschließbare Dokumentenmappe bieten sich an, um das Dokument vor äußeren Einflüssen wie Feuer oder Wasser zu schützen. 

Entscheidend ist, dass der Bevollmächtigte genau weiß, wo die Vorsorgevollmacht hinterlegt ist, damit sie im Ernstfall ohne Verzögerung genutzt werden kann. Im SAFEboard können Sie Ihren Notfallplan um einen Hinweis ergänzen, wo sich das Original Ihrer Vorsorgevollmacht befindet. Wird die Vollmacht jedoch in einem abgeschlossenen Safe aufbewahrt, zu dem nur der Vollmachtgeber Zugang hat, kann dies zu einem erheblichen Problem führen. Falls die betroffene Person nicht mehr handlungsfähig ist und keine Möglichkeit besteht, den Safe zu öffnen, bleibt das Dokument unzugänglich und kann im Notfall nicht verwendet werden. Ebenso besteht das Risiko, dass Angehörige nicht darüber informiert sind, wo genau sich die Vorsorgevollmacht befindet, was im Ernstfall wertvolle Zeit kosten kann.

Bank-Schließfach oder Tresor

Eine weitere beliebte Option zur sicheren Aufbewahrung ist ein Schließfach oder ein privater Tresor. Diese bieten einen optimalen Schutz vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung und gewährleisten, dass das Dokument sicher verwahrt bleibt. Allerdings können sich auch hier Herausforderungen ergeben. Liegt die Vorsorgevollmacht im Schließfach eienr Bank und hat der Bevollmächtigte keinen eigenen Zugang, kann dies dazu führen, dass eine gerichtliche Genehmigung erforderlich ist, um an das Dokument zu gelangen. Dies kann den Zugriff auf die Vollmacht erheblich verzögern oder sogar unmöglich machen. Auch bei der Aufbewahrung in einem privaten Tresor sollte darauf geachtet werden, dass der Bevollmächtigte über den Zugang verfügt. Ein Tresor, der zu stark gesichert oder an einem unbekannten Ort versteckt ist, kann die Nutzung der Vollmacht im Notfall erschweren. In beiden Fällen ist es daher ratsam, den Zugriff für den Bevollmächtigten sicherzustellen und sicherzugehen, dass im Ernstfall keine unnötigen Hürden bestehen.

Digitalisierung der Vorsorgevollmacht: Was ist erlaubt?

Die Vorsorgevollmacht ist mittlerweile ein digitales Produkt – so viel steht fest. Wer eine Vollmacht ohne Notar in seinem SAFEboard erstellt, der produziert mit der Beantwortung weniger Fragen eine digitale Vorsorgevollmacht. Ist die fertig ausformuliert, geht sie oft den Weg ins Analoge: Sie muss unterschrieben werden. Natürlich kann die Unterschrift digital geleistet werden, manche unserer Kunden bevorzugen jedoch die analoge Unterschrift unter dem ausgedruckten Dokument. Aber wie gesagt: Verpflichtend ist das nicht. 

Danach wird die Vorsorgevollmacht wieder 100 Prozent digital: Als Upload findet sie den Weg ins SAFEboard, für unsere Mitglieder registrieren wir die digitale Vorsorgevollmacht im zentralen Vorsorgeregister, sodass sie jetzt einen ganz offiziellen Stempel hat. Auf Ihren Wunsch hin hinterlegen wir tatsächlich das Original bei uns, damit Sie sicher sind, dass das bei aller Digitalität nicht verloren geht. Mehr zu den Leistungen für unsere Mitglieder rund um die Notfalldokumente erfahren Sie hier.

Wann ist es sinnvoll, sich beraten zu lassen? 

Wir bieten unseren Mitgliedern eine individuelle Notfallplanung an: So haben Sie die Möglichkeit, sich für ein festes Honorar individuell zu allen Aspekten der Vorsorgevollmacht und der Notfallplanung im Allgemeine beraten zu lassen. Auch wenn eine notarielle Beurkundung nicht zwingend erforderlich ist, kann es in vielen Fällen sinnvoll sein, rechtlichen Rat einzuholen. Eine fachkundige Beratung kann helfen, potenzielle Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass die Vorsorgevollmacht den individuellen Bedürfnissen und gesetzlichen Anforderungen entspricht. In diesen Fällen kann eine individuelle Beratung durch unsere Experten sinnvoll sein:

1. Komplexe Vermögensverhältnisse: Wenn der Vollmachtgeber über ein umfangreiches oder komplexes Vermögen verfügt, ist es ratsam, rechtlichen Rat einzuholen. Ein Anwalt kann helfen, die Vorsorgevollmacht so zu gestalten, dass alle Vermögenswerte und rechtlichen Verpflichtungen angemessen berücksichtigt werden. Dies ist besonders wichtig, um spätere rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Bevollmächtigte im Sinne des Vollmachtgebers handeln kann.

2. Spezifische Wünsche und Anweisungen: Bei der Formulierung spezifischer Wünsche und Anweisungen, beispielsweise zur Gesundheitsfürsorge oder zur Vermögensverwaltung, kann eine rechtliche Beratung hilfreich sein. Ein Anwalt kann sicherstellen, dass diese Wünsche klar und rechtssicher formuliert sind, sodass sie im Ernstfall problemlos umgesetzt werden können.

3. Familienkonflikte und rechtliche Streitigkeiten: In Familien mit potenziellen Konflikten oder bei bestehenden rechtlichen Streitigkeiten kann eine fachkundige rechtliche Beratung besonders wertvoll sein. Ein Anwalt kann dazu beitragen, die Vorsorgevollmacht so zu gestalten, dass sie im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder Anfechtungen rechtssicher ist.

4. Internationale Aspekte: Wenn der Vollmachtgeber Vermögenswerte oder rechtliche Interessen im Ausland hat, ist eine rechtliche Beratung unverzichtbar. Ein Anwalt kann sicherstellen, dass die Vorsorgevollmacht auch international anerkannt wird und den jeweiligen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Vorsorgevollmacht ohne Notar: Regelmäßige Überprüfung ist ein Muss 

Die Erstellung einer Vorsorgevollmacht ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass im Falle einer Handlungsunfähigkeit eine vertrauenswürdige Person die notwendigen Entscheidungen treffen kann. Doch die einmalige Erstellung reicht nicht aus. Es ist ebenso wichtig, die Vorsorgevollmacht regelmäßig zu überprüfen – hauptsächlich bei folgenden Anlässen: 

1. Lebensveränderungen: Im Laufe der Zeit können sich die persönlichen Lebensumstände erheblich ändern. Dazu gehören Eheschließungen, Scheidungen, Geburten, Todesfälle oder Umzüge. Solche Ereignisse können Einfluss auf die im Dokument benannten Bevollmächtigten oder auf die verfügten Anweisungen haben. Es ist daher wichtig, die Vorsorgevollmacht nach solchen Veränderungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
2. Änderungen in der Gesetzgebung: Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Vorsorgevollmachten können sich ändern. Ist das der Fall, informieren wir unsere Mitglieder und passen unsere Notfalldokumente bei Bedarf an. Sie können dann eine neue Vorsorgevollmacht erstellen und bei uns hinterlegen. 
3. Gesundheitliche Veränderungen: Veränderungen im Gesundheitszustand des Vollmachtgebers oder des Bevollmächtigten können eine Anpassung der Vollmacht erforderlich machen. Beispielsweise könnte es notwendig sein, einen neuen Bevollmächtigten zu benennen, wenn der ursprünglich Benannte selbst erkrankt oder verstirbt.
4. Periodische Überprüfung: Auch ohne konkrete Veränderungen sollte die Vorsorgevollmacht regelmäßig, etwa alle zwei bis drei Jahre, überprüft werden. Dies hilft, sicherzustellen, dass alle Angaben aktuell sind und der Wille des Vollmachtgebers weiterhin korrekt wiedergegeben wird.

Eine sichere und zugängliche Aufbewahrung des Dokuments ist ebenso wichtig, damit die Vorsorgevollmacht im Ernstfall schnell gefunden und genutzt werden kann. Nutzen Sie unseren Service und hinterlegen Sie Ihre Notfalldokumente wie die Vorsorgevollmacht bei uns – digital ist das ebenso möglich wie mit den Original-Dokumenten. Wir bieten Ihnen zudem an, die Vorsorgevollmacht in einem Notfall Ihrem Bevollmächtigten zur Verfügung zu stellen. Da Sie von uns einen Notfallplan und eine Notfallkarte bekommen, aus der hervorgeht, dass die Dokumente bei uns liegen, und wir Ihre Vorsorgevollmacht auch noch im Zentralen Vorsorgeregister hinterlegen, ist sichergestellt, dass Ihre Vorsorgevollmacht auch gefunden wird und im Notfall zum Einsatz kommt. 

Vorsorgevollmacht ohne Notar: Was müssen Unternehmer beachten? 

Wer ein Unternehmen führt, trifft täglich dutzende Entscheidungen. Stirbt der Inhaber des Unternehmens oder fällt er für längere Zeit aus, muss jemand anderes diese (und viele weitere, dann fällige) Entscheidungen treffen. Natürlich greift langfristig gesehen das Testament des Unternehmers. Wie im privaten Bereich auch kann es jedoch dauern, bis der letzte Wille bekannt und umgesetzt ist. 

Vorsorgevollmachten erstrecken sich in der Regel auch auf die betrieblichen Belange. Dennoch sollte jeder Unternehmer überlegen, wie er seinen Betrieb nach seinem Tod fortgeführt sehen möchte und diese Wünsche in einer Unternehmervollmacht formulieren. Das gilt vor allem für die Unternehmen, die von einer Person allein geführt werden, da mit Ihrem Tod das Unternehmen “führungslos” wird. Anders sieht es aus, wenn mehrere Personen als Geschäftsführer agieren: Dann bleibt die Firma ja in der Regel handlungsfähig. 

In einer Unternehmervollmacht, die ohne Notar erstellt wird, sollten verschiedene Punkte geregelt werden:

Vertretungsregelungen und Vollmachten

Um die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens im Falle der Verhinderung des Unternehmers sicherzustellen, ist es unerlässlich, frühzeitig klare Vertretungsregelungen festzulegen und entsprechende Vollmachten zu erteilen, die im SAFEboard hinterlegt werden können. Eine Unternehmervollmacht ermöglicht es einer oder mehreren vertrauenswürdigen Personen, im Notfall notwendige Entscheidungen zu treffen und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Diese Vollmacht sollte schriftlich verfasst und notariell beurkundet werden, um ihre Rechtswirksamkeit und Akzeptanz bei Dritten zu gewährleisten. 

Es ist wichtig, den Umfang der Vollmacht genau zu definieren, einschließlich der Befugnisse in finanziellen Angelegenheiten, der Vertretung gegenüber Geschäftspartnern und Behörden sowie der Personalführung. Zudem sollte festgelegt werden, ob die Vollmacht zeitlich begrenzt oder unbefristet gilt und ob sie im Todesfall des Unternehmers weiterhin Bestand hat. Durch eine sorgfältige Planung und Dokumentation der Vertretungsregelungen kann das Unternehmen auch in Krisensituationen stabil und handlungsfähig bleiben.

Notfalldokumente zusammenstellen 

Im Rahmen der Notfallvorsorge sollten Unternehmer alles unternehmen, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen. Ein zentraler Bestandteil dieser Vorsorge ist die Zusammenstellung aller relevanten Dokumente und Informationen. Dazu gehören:

1. Vollmachten und Verfügungen: Schriftliche Erklärungen, die festlegen, wer im Notfall welche Entscheidungen treffen darf.
2. Gesellschaftsverträge und Urkunden: Wichtige Dokumente, die die rechtlichen Grundlagen des Unternehmens betreffen.
3. Finanzielle Unterlagen: Dokumente, die einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens geben.
4. Verträge und Vereinbarungen: Wesentliche Vereinbarungen mit Geschäftspartnern und Dienstleistern.
5. Versicherungsunterlagen: Policen und Kontaktdaten der Versicherungen, die für das Unternehmen relevant sind.
6. Wichtige Kontakte: Eine Liste mit Ansprechpartnern, die im Notfall kontaktiert werden müssen.
7. Zugangsdaten und Passwörter: Sicher hinterlegte Informationen für den Zugriff auf digitale Systeme und Konten.

Die regelmäßige Aktualisierung dieser Unterlagen im SAFEboard ist unerlässlich, um im Ernstfall eine reibungslose Betriebsfortführung zu gewährleisten. Zudem sollten vertrauenswürdige Personen über den Aufbewahrungsort des Notfallordners informiert sein, damit sie im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen können.

Versicherungsschutz für Notfälle bereitstellen 

Notfälle können Unternehmer und Unternehmen an ganz unterschiedlichen Punkten treffen: Persönliche Schicksalsschläge sind genau möglich wie Notfälle, die das Unternehmen, seien Produkte oder Mitarbeiter betreffen. Für Unternehmer ist eine umfassende Notfallvorsorge essenziell, um das Unternehmen gegen unvorhergesehene Ereignisse abzusichern – egal, ob sie eine Vollmacht ohne Notar oder mit Notar aufsetzen. Ein zentraler Bestandteil dieser Vorsorge ist der passende Versicherungsschutz. Folgende Versicherungen sind dabei besonders wichtig:

• Betriebshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung schützt das Unternehmen vor finanziellen Belastungen, die entstehen, wenn durch betriebliche Tätigkeiten Personen- oder Sachschäden bei Dritten verursacht werden. Sie deckt sowohl berechtigte Schadensersatzansprüche ab als auch die Abwehr unberechtigter Forderungen. Für nahezu alle Unternehmen ist diese Absicherung unerlässlich, da bereits ein kleiner Vorfall erhebliche finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen kann.
• Betriebsunterbrechungsversicherung: Bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Feuer, Sturm oder Wasserschäden, die den Betriebsablauf unterbrechen, übernimmt diese Versicherung die fortlaufenden Fixkosten des Unternehmens. Dazu zählen unter anderem Löhne, Gehälter und entgangene Gewinne. Sie wird oft als “Krankenversicherung für den Betrieb” bezeichnet, da sie hilft, finanzielle Engpässe während der Wiederherstellungsphase zu überbrücken.
• Rechtsschutzversicherung: Im Geschäftsalltag können schnell rechtliche Auseinandersetzungen entstehen, sei es mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern. Eine Rechtsschutzversicherung übernimmt die anfallenden Kosten für Anwälte, Gerichtsverfahren und bietet zudem präventive Rechtsberatung. Dies ist besonders wichtig, um finanzielle Risiken bei juristischen Streitigkeiten zu minimieren und die eigenen Interessen effektiv zu wahren.
• Geschäftsinhaltsversicherung: Diese Versicherung schützt das gesamte Inventar des Unternehmens vor Schäden durch Gefahren wie Feuer, Leitungswasser, Sturm oder Einbruchdiebstahl. Sie ist besonders relevant für Betriebe mit wertvollem Inventar oder teurer technischer Ausstattung, da der Verlust oder die Beschädigung dieser Güter erhebliche finanzielle Belastungen verursachen kann.
• Cyber-Versicherung: In Zeiten zunehmender Digitalisierung ist der Schutz vor Cyber-Risiken unerlässlich. Eine Cyber-Versicherung deckt Schäden ab, die durch Cyber-Angriffe, Datenverluste oder IT-Sicherheitsverletzungen entstehen können. Sie bietet finanzielle Unterstützung bei der Wiederherstellung von Daten, der Behebung von Sicherheitslücken und schützt vor Haftungsansprüchen Dritter aufgrund von Datenschutzverletzungen.
• Betriebsschließungsversicherung: Speziell für Branchen wie das Nahrungs- und Genussmittelhandwerk kann diese Versicherung wichtig sein. Sie greift, wenn der Betrieb aufgrund behördlicher Anordnungen, etwa bei Seuchen oder anderen Gesundheitsgefahren, vorübergehend geschlossen werden muss. Die Versicherung übernimmt in solchen Fällen die fortlaufenden Kosten und kompensiert den entgangenen Gewinn, wodurch die wirtschaftliche Existenz des Unternehmens gesichert wird.

Ein individuell abgestimmter Versicherungsschutz ist für Unternehmer unerlässlich, um den Fortbestand des Unternehmens auch in Krisenzeiten zu gewährleisten. Es empfiehlt sich, regelmäßig eine Risikoanalyse durchzuführen und den Versicherungsschutz entsprechend anzupassen.

Handlungsanweisungen formulieren

Egal, ob man als Unternehmer eine Vollmacht ohne Notar erstellt oder dabei auf einen Juristen zurückgreift: Wichtig für die Hinterbliebenen ist eine klare Handlungsanweisung in der Unternehmervollmacht, wie es mit dem Unternehmen weitergehen soll. Soll es schnellstmöglich verkauft werden? Soll es fortgeführt werden? Oder gar liquidiert? Was möglich und sinnvoll ist, hängt oft von der Art des Unternehmens ab. Stirbt ein kreativer Einzelunternehmer, dann gibt es meist nichts zu verkaufen oder fortzuführen: Mit dem Tod des Unternehmens “stirbt” auch das Unternehmen. Gibt es aber Kundenbestände oder Vertragsbeziehungen, so können diese übernommen werden – zum Beispiel auch von einem Wettbewerber, an den die Erben den Kundenstamm verkaufen. Alternativ führt eine Vertrauensperson des bisherigen Inhabers das Geschäft fort. In der Notfallkarte Unternehmervollmacht erfahren Sie, wie Sie Ihre Vorstellungen formulieren.

Vorsorgevollmacht ohne Notar: Die häufigsten Fragen 

Ist eine Vorsorgevollmacht ohne Notar genauso wertvoll wie eine vom Notar erstellte?

Ja, in der Regel schon, wenn es keine komplizierten rechtlichen Fallstricke gibt wie etwa Beteiligungen an Unternehmen oder mehrere Immobilien, die verwaltet werden müssen. Die Vorsorgevollmacht ohne Notar ist genauso aussagekräftig. Gerne hinterlegen wir das Original für unsere SAFEplus- und SAFEpremium-Mitglieder kostenlos – und wenn Sie es wünschen, lassen wir Ihre Vorsorgevollmacht auch beglaubigen.

Wie erstelle ich eine Vorsorgevollmacht ohne Notar?

Eine selbst erstellte Vorsorgevollmacht muss schriftlich festgehalten und vom Ersteller eigenhändig unterschrieben werden. Es ist wesentlich, dass alle relevanten Bereiche präzise und eindeutig beschrieben werden. Vorlagen und Formulare können dabei hilfreich sein, und eine amtliche Beglaubigung der Unterschrift kann die Akzeptanz erhöhen.

Wie kann ich meine Vorsorgevollmacht ohne Notar im zentralen Vorsorgeregister hinterlegen lassen?

Das zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer speichert Vorsorgevollmachten, was den Behörden und Gerichten hilft, die Dokumente im Notfall schnell zu finden. Unsere Mitglieder können ihre Vorsorgedokumente im Register hinterlegen lassen, je nach gewählter Mitgliedschaft sogar kostenlos.

Was sind häufige Fehler bei der Erstellung einer Vorsorgevollmacht ohne Notar?

Typische Fehler umfassen unklare Formulierungen, fehlende Unterschriften, unzureichende Angaben zum Umfang der Vollmacht und das Fehlen einer amtlichen Beglaubigung. Solche Mängel können die Gültigkeit und Akzeptanz der Vollmacht beeinträchtigen.

Kann ich die Vorsorgevollmacht ohne Notar digital aufbewahren?

Ja, digitale Aufbewahrung ist im SAFEboard möglich, jedoch sollte immer eine physische Kopie vorhanden sein. Unseren Mitgliedern bieten wir die Möglichkeit, die ohne Notar erstellte Vorsorgevollmacht nicht nur im Original zu hinterlegen: Auf Wunsch lassen wir sie auch beglaubigen und im zentralen Vorsorgregister registrieren. Der Bevollmächtigte weiß so, wo die Dokumente sind und wie man darauf zugreifen kann. 

Kann ich die selbst erstellte Vorsorgevollmacht widerrufen oder ändern?

Ja, der Ersteller kann die Vorsorgevollmacht jederzeit widerrufen oder ändern, solange er geschäftsfähig ist. Dies sollte schriftlich geschehen und alle betroffenen Personen und Institutionen sollten informiert werden.

Wann sollte ich rechtlichen Rat einholen, auch wenn ich die Vorsorgevollmacht selbst erstelle?

Bei komplexen Vermögensverhältnissen, speziellen Wünschen, unklaren gesetzlichen Rahmenbedingungen oder potenziellen familiären Konflikten ist es ratsam, rechtlichen Rat einzuholen. Ein Anwalt kann sicherstellen, dass die Vorsorgevollmacht korrekt und vollständig ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Wie kann ich die Akzeptanz einer nicht notariellen Vorsorgevollmacht erhöhen?

Eine amtliche Beglaubigung der Unterschrift, regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sowie die Registrierung im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer können die Akzeptanz verbessern.

Wie oft sollte eine selbst erstellte Vorsorgevollmacht überprüft und aktualisiert werden?

Eine Überprüfung alle zwei bis drei Jahre sowie nach wesentlichen Lebensveränderungen oder gesetzlichen Änderungen ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass die Vollmacht aktuell bleibt und den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Wie bewahre ich meine selbst erstellte Vorsorgevollmacht sicher auf?

Die Vorsorgevollmacht sollte an einem sicheren, aber zugänglichen Ort, wie einem Safe, aufbewahrt werden. Der Bevollmächtigte und andere vertrauenswürdige Personen sollten wissen, wo sich das Dokument befindet. Eine Registrierung im Zentralen Vorsorgeregister und die Erstellung beglaubigter Kopien sind ebenfalls sinnvoll und werden unseren Mitgliedern angeboten.

Ist eine Vorsorgevollmacht ohne Notar im Ausland gültig?

Die Gültigkeit einer Vorsorgevollmacht im Ausland hängt von den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen ab. Eine Übersetzung und Beglaubigung durch eine Apostille können erforderlich sein.

Was passiert, wenn der Bevollmächtigte seine Aufgaben nicht wahrnehmen kann?

In der Vorsorgevollmacht kann ein Ersatzbevollmächtigter benannt werden, der die Aufgaben übernimmt, falls der ursprünglich Bevollmächtigte ausfällt. Andernfalls kann das Gericht einen Betreuer bestimmen.

Muss die Vorsorgevollmacht ohne Notar in einem bestimmten Format verfasst sein?

Es gibt kein festgelegtes Format für eine Vorsorgevollmacht, jedoch muss sie schriftlich verfasst und eigenhändig unterschrieben sein. Die Verwendung von Musterformularen und Vorlagen kann sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind.

Ist eine notarielle Beglaubigung für eine Vorsorgevollmacht erforderlich?

Nein, eine notarielle Beglaubigung ist nicht zwingend erforderlich. Eine Vorsorgevollmacht kann auch ohne Notar rechtsgültig sein, wenn sie schriftlich und eigenhändig unterschrieben wurde. Eine notarielle Beglaubigung kann jedoch die Akzeptanz und Rechtssicherheit erhöhen.

Was sind die Kosten einer notariellen Vorsorgevollmacht?

Die Kosten richten sich nach dem Geschäftswert und der Gebührenordnung des Notars. Grundgebühren können bei etwa 60 Euro beginnen und steigen mit dem Geschäftswert. Zusätzlich können Beratungskosten, Entwurfsgebühren und Beglaubigungskosten anfallen, wodurch die Gesamtkosten mehrere hundert Euro betragen können.

Was sind die Vorteile einer notariellen Vorsorgevollmacht?

Eine notarielle Vorsorgevollmacht bietet hohe Rechtssicherheit und wird von allen Behörden und Institutionen anerkannt. Der Notar berät umfassend, prüft die Identität und die Willensfähigkeit des Vollmachtgebers und sorgt für die korrekte Formulierung und Beweiskraft des Dokuments.

Welche Risiken bestehen bei einer Vorsorgevollmacht ohne Notar?

Ohne notarielle Beurkundung besteht das Risiko formaler Fehler, unklarer Formulierungen und Akzeptanzprobleme bei Banken und Behörden. Die Echtheit und Rechtssicherheit des Dokuments können leichter angezweifelt werden, insbesondere in rechtlichen oder familiären Streitigkeiten.