Unternehmervollmacht
Als Unternehmer müssen Sie nicht nur an ihre Vorsorgevollmacht oder die Patientenverfügung denken, um für einen Notfall gewappnet zu sein. Auch die unternehmerische Seite dürfen Sie als Unternehmer nicht vernachlässigen. Vorsorge treffen Sie mit einer Unternehmervollmacht. Sie greift dann, wenn Sie sich um Ihre geschäftlichen Belange nicht mehr selbst kümmern können. Sie bestimmen, wer Ihr Unternehmen führt, wenn Sie dazu nicht mehr in der Lage sind. Und Sie bestimmen auch, wie es geführt werden soll. Das ist übrigens nicht nur in Ihrem Sinne, sondern auch für die Mitarbeitenden und für Ihre Familie sowie den Partner wichtig. Denn ohne klare Anweisungen in einer Unternehmervollmacht droht vor allem Einzelunternehmen oder GmbHs mit einem alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer schnell die Insolvenz.
Was regele ich in einer Unternehmervollmacht?
Sie sind frei in dem, was Sie in Ihrer Unternehmervollmacht regeln. Klassischerweise regeln Sie die folgenden Punkte:
Unternehmensführung
Sie bestimmen eine oder mehrere Personen (das ist dann der sog. Notfallrat), die das Unternehmen führen, wenn Sie das nicht mehr können. Diese Person oder der Notfallrat treffen alle relevanten Entscheidungen, in der Regel natürlich unter Berücksichtigung Ihrer Handlungsanweisungen.
Finanzen
In der Unternehmervollmacht legen Sie fest, wer über Ihre Geschäftskonten verfügen und auch die dazugehörigen Zugangsdaten (z. B. für das Online-Banking oder der PIN für Geldauszahlungen) nutzen darf und soll. Ist Ihre Firma im Handelsregister eingetragen, können Sie der bevollmächtigten Person Prokura übertragen. Damit kann die Person alle Geschäfte vornehmen, die der Geschäftsbetrieb mit sich bringt.Kommunikation
Eine Unternehmervollmacht können Sie auch dazu nutzen, die Bearbeitung der Post und elektronischen Kommunikation zu regeln. Sie legen fest, wer eingehende E-Mails und wer die Post beantworten darf und wer die Zugangsdaten für die elektronische Kommunikation erhält.IT-Infrastruktur
Wenn Sie nicht mehr im Unternehmen tätig sind, muss jemand beauftragt, sich um die IT und die technische Infrastruktur zu kümmern. Waren Sie dafür nicht selbst verantwortlich, sollte der bisher Verantwortliche hier offiziell eingesetzt werden.Kunden- und Geschäftsbeziehungen
Wenn der Geschäftsinhaber ausfällt, führt das oft zu Unsicherheit bei Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern: Sie wollen wissen, wie es weitergeht. Die bevollmächtigte Person sollte die wichtigsten Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner kennen, und zu Ihnen Kontakt aufnehmen, um die Geschäfte fortzuführen.Vertretung nach außen
Ihrer Vertrauensperson können Sie auch das Recht einräumen, das Unternehmen in bestimmten Situationen nach außen zu vertreten, etwa vor Gericht.
Wen bevollmächtige ich denn am besten in der Unternehmervollmacht?
Keine leichte Entscheidung. Natürlich ist es wichtig, dass der oder die Bevollmächtigten die menschliche und fachliche Kompetenz haben, die Rolle auszuüben, die Sie Ihnen zukommen lassen möchten. Gleichzeitig erfordert eine solche Vollmacht ein hohes Maß an Vertrauen, das man vielleicht Mitarbeitenden im Unternehmen (noch) nicht entgegenbringt. Entscheiden Sie sich deshalb dafür, einem Familienmitglied das Geschäft anzuvertrauen, dann sollten Sie einen externen Berater hinzuziehen, der das Familienmitglied fachlich unterstützt. Es kann auch durchaus überlegenswert sein, Kompetenzen zu verteilen und ganz unterschiedliche Menschen mit Aufgaben in der Unternehmervollmacht zu betrauen. Ein solcher Notfallrat kann und muss dann Entscheidungen gemeinsam treffen.
Welche Form muss eine Unternehmervollmacht haben?
Auch wenn sie nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, empfehlen wir die Schriftform für die Unternehmervollmacht. Wenn Sie Ihre Vorstellungen und Handlungsanweisungen schriftlich ausformulieren, vermeiden Sie Missverständnissen und Streit. Am besten lassen Sie die Vollmacht auch öffentlich oder notariell beglaubigen und ergänzen Sie um eine Bankvollmacht mit den Formularen Ihrer Geschäftsbank. Viele Unternehmer sind uneins, ob sie mit dem Erstellen der Unternehmervollmacht einen Notar oder Anwalt beauftragen wollen. Unsere Erfahrung: je größer das Unternehmen und je komplexer die Strukturen, umso sinnvoller kann es sein, einen Experten hinzuzuziehen.
Wo soll ich die Unternehmervollmacht aufbewahren?
Am besten in Ihrem Notfallordner oder Notfallkoffer (siehe nachfolgend). Wichtig ist es, dass die Unternehmervollmacht schnell aufgefunden wird und die Bevollmächtigten wissen, was sie zu tun haben. Der oder die Bevollmächtigten können auch eine Kopie der Vollmacht bekommen, damit im Notfall schnell reagiert und gehandelt werden kann.
Was hat ein Notfallkoffer mit der Unternehmervollmacht zu tun?
Wenn Ihnen als Unternehmer etwas zustößt und Sie nicht mehr handlungsfähig sind, dann müssen Ihre Vertreter schnell auf Passwörter, Adresslisten von Kunden und Geschäftspartner, auf Lizenzschlüssel, aber auch auf “echte” Schlüssel für das Unternehmen zugreifen können. Der Notfallkoffer (oder virtuell ein Notfallordner) bündelt alle wichtigen Informationen und Zugangsdaten für die Vertreter. Das können neben den bereits erwähnten Tools für den Firmenalltag auch wichtige Dokumente zu Unternehmensverträgen, Kunden- und Geschäftspartnerdaten sein, Produktionsgeheimnisse, Auftragsbestände oder Daten zur Preiskalkulation. Auch Miet-, Gesellschafts- oder Kreditverträge können hier verwahrt werden. Des Weiteren ist es sinnvoll, Jahresabschlüsse und Grundbuchauszüge zu dokumentieren. Bevollmächtigte Personen bekommen über den Notfallkoffer oder den Notfallordner einen Überblick über Bankverbindungen, Versicherungen und Ansprechpartner bei allen offenen Fragen. Erst mit diesen Daten ist die Unternehmervollmacht quasi mit Leben gefüllt, weil nur mit diesen Daten Ihre Vertretung effektiv möglich ist.